Зиак амралтын өдрийн мэнд залуучууд. Саяхан миний бие нэгэн байгууллагын мэдээлэл цуглуулах, тооцоолол хийх  Data Entry загварыг хийж боловсрууллаа. Загварын ажиллах үндсэн зарчим нь иргэн, ААН-д шилжүүлж буй мөнгөн дүн багахан хэмжээний татвар, НД-ын тооцоолыг хийж, банк руу явуулах төлбөрийн баримтыг бэлтгэх, улмаар тус мэдээллийг өгөгдлийн сан болгож хадгалах, тайлан мэдээ бэлтгэх зориулалт бүхий Excel загвар юм. Иймээс өнөөдрийнхөө нийтлэлээр тус загварынхаа талаар та бүхэндээ танилцуулая. Мэдээж захиалагат загвар учраас захиалагч байгуулагынхаа талаар мэдээллийг дурдахгүй болно.

Уг загварыг миний бие Data Entry  загвар гэж нэрлэж байгаа бөгөөд тус загвар маань үндсэн 7 sheet -нээс бүрдэнэ. Үүнд:

1. Cover: Энэ хуудсанд компанийн мэдээлэл болон Data Entry загварын товч танилцуулга агуулагдана.
2. Chart: Энэ хуудсанд тухайн загварт ашиглагдах дансны төлөвлөгөө болон төслийн нэгжийн мэдээлэл агуулагдана.
3. Customer: Энэ хуудсанд тухайн компанийн харилцагч нарын бүртгэл, тэдгээрийн мэдээлэл агуулагдана.
4. Form: Энэ хуудсанд анхан шатны бүртгэл хийх цонх, дансны лавлагааны хэсэг, татвар, НД-ын тооцоолол хийх хүснэгт агуулагдана.
5. DBase: Энэ хуудсанд тухайн загварт бүртгэгдсэн бүх мэдээлэл хадагалагдана.
6. Report: Энэ хуудсанд тухайн байгууллагад шаардлагатай тайлан мэдээллүүд бэлтгэгдэнэ.
7. Invoice: Энэ хуудсанд Form хэсэгт бүртгэгдсэн мэдээллэтэй холбоотой банкинд гүйлгээ хийх баримт агуулагдана.

Cover:

Энэ хуудсанд загвар ашиглагчийн мэдээлэл, загварын товч танилцуулга зэрэг мэдээллүүд агуулагдана. Тус цонхноос Хамгаалах коммандыг өгснөөр энэхүү загварын бүх мэдээллүүд устгагдах, өөрчлөлт орох зэрэг эрсдлүүдээс хамгаалагдана.

Chart:

Chart хуудсанд загварт ашиглагдах дансны төлөвлөгөө болон төслийн нэгжийн мэдээлэл агуулагдана. Шинээр данс үүсгэх, төслийн нэгж үүсгэх зэрэг үйлдлүүд энэ хуудсанд хийгдэнэ.

Мөн нэгэнт үүссэн данс, төслийн нэгжийн мэдээллийг засах, устгах зэрэг үйлдлүүдийг хийх коммандууд энэ хуудсанд агуулагдана.

Customer:

Энэ хуудсанд тухайн загварт ашиглагдах компани, хувь хүмүүсийн мэдээллийг бүртгэнэ. Улмаар тус мэдээллийг ашиглан Form хуудсанд анхан шатны бүртгэл хийгдэнэ.

Form:

Form хуудсанд энэ загварын анхан шатны бүртгэл хийгдэнэ. Мэдээлэл бүрэн бүтэн, үнэн зөв орсон тохиолдолд дээд хэсэг нь цэнхэртэж харгадах бөгөөд энэ тохиолдолд Мэдээллийн санд оруулах коммандыг өгсөнөөр тухайн мэдээлэл DBase хуудсанд хадгалагдах болно.

Энэ хуудсанд мэдээлэл оруулахдаа харилцагч болон дансны лавлагааны хэсэг, төслийн нэгжийн цонх зэрэг автоматжуулсан мэдээллийн санг ашиглана. Ингснээр мэдээлэл бүртгэх хугацаа хурдан, бүртгэлийн алдаа гаргах магадлал эрс багасах болно.

DBase:

DBase хуудсанд энэхүү загварын бүх мэдээлэл хадгалагдах ба хадгалагдсан мэдээллийг засах, устгах, хамгаалах зэрэг үйлдлүүд энэхүү хуудсан хийгдэх боломжтой.

Report sheet:

Report хуудсанд тухайн байгууллагаас хүссэн форматын дагуу гүйлгээний тайлан үүснэ. Уг тайлан нь DBase хуудсанд агуулагдах үндсэн мэдээллийн сангаас татагдан үүсэх болно. Энэхүү тайлангийн онцлог нь криллээр бичсэн харилцагчийн нэрийг латин үсгэнд давхар хөрвүүлж гаргадаг.

Уг тайланг гаргахадаа эхлэх болон дуусах огноог өгөгдсөн талбарт оруулсанаар урьдчилан бэлтгэсэн форматын дагуу НДШ тайлан автоматаар гарах болно.

Invoice sheet:

Invoice хуудсанд банкны гүйлгээний үндсэн баримт үүснэ. Тус sheet-ний мэдээлэл нь Form sheet-нд оруулсан мэдээлэлд үндэслэн үүсэх ба хэвлэх коммандыг өгсөнөөр тухайн гүйлгээний баримт загвараас хэвлэгдэн гарах болно.

Бусадтай хуваалцах