Excel программ дээр тоо бол тоо, текст бол текст гэж ойлгодог хүмүүс олон. Тоон утга текстэн утгыг өөр хооронд нь ялгаж салгаагүйгээс болж маш олон асуудлууд үүсдэг. Энэ асуудлаас болж ажлын хариуцлага алдах ч тохиолдол байдаг. Ялангуяа бүртгэл, санхүүгийн хүмүүст энэ асуудал маш их хамааралтай. Тооцоололд ашиглагдаж буй Excel техникийн хувьд алдаа мадаг байхгүй ч тооцоололд ашиглагдаж буй тоон мэдээлэл маань алдаатай байснаас болж ямар нэгэн эрсдэл үүсэх магадлал өндөр байдаг. Иймээс энэ эрсдлээс хэрхэн сэргийлэх тухай нийтлэлийг өнөөдөр бичихээр шийдлээ.

Тоон мэдээллийн эрсдэл

Юуны өмнө тоо ба текстийн асуудал гэж юу болох, үүнээс болж ямар эрсдэл үүсдэг талаар 2 жишээг тайлбарлая. Excel программын А1 нүдэнд 235 гэсэн тоон утга өгөгдсөн байна.

Энгийн нүдээр харахад зүгээр л 235 гэсэн тоо. Тэгвэл B1 нүдэнд 235 гэсэн утгыг гараар бичиж оруулая.

A1 нүд, B2 нүдний утгыг энгийн нүдээр харахад ямар ч ялгаа алга байна. Хоёулаа л 235 гэсэн тоо мэт харагдаж байна. Тэгвэл одоо энэ хоёр тоон утга өөр хоорондоо тэнцүү эсэхийг D1 нүдэнд шалгая. Үүнийг бид дараах томьёогоор шалгана.

=A1=B1

Дээрх томьёоны хувьд A1 нүдний утга B1 нүдний утгатай тэнцүү юу? гэдгийг шалгаж буй томьёолол юм. Хэрэв тэнцүү буюу адилхан бол TRUE гэсэн үр дүн гарна. Эсрэгээрээ ялгаатай бол FALSE гэсэн үр дүн гарна.

Шалгалтын үр дүн FALSE гэсэн үр дүн гарч байгаа учраас A1 нүдний утга B1 нүдний утгаас ялгаатай. Өөрөөр хэлбэл A1 нүдний утга текстэн төрлийн мэдээлэл байна гэдгийг илтгэж байна. Тэгвэл A2, B2 нүдэнд харгалзан 235 гэсэн тоог гараар бичиж оруулая. Тэгээд үр дүнгээ дээрхтэй адилаар шалгаж үзье.

Мэдээж үр дүн маань TRUE гэсэн үр дүн гарна. Учир нь бид 235 гэсэн тоог өөрийн гараар тоо болгож бичсэн шүү дээ.

Одоо тоо ба тексттэй холбоотой өөр нэгэн жишээг авч үзье. Бидэнд дараах зурагт үзүүлсэн мэдээлэл өгөгдсөн байна.

Бидэнд A1:A5 мужийн нийлбэрийг олох шаардлагатай болсон. Тэгвэл дээрх томьёоны үр дүн 4,000 гэсэн утга гарна. Үр дүнг дараах зурагт үзүүлэв.

Одоо гар аргаар тоон мэдээллүүдийг нэгтгэж үзье.

500+500+1,200+300+2,000=4,500

Бурхан минь. Excel томьёоны үр дүнгээс 500 төгрөгийн зөрүү үүсчихлээ. Тэгэхээр A1 болон A2 нүдний аль нэгэнд текстэн төрлийн тоон мэдээлэл байна. Гэхдээ үүнээс их хэмжээний тоон мэдээлэл байсан бол бид аль нүдний утга текстэн төрлийн тоо байна бэ? гэдгийг мэдэх боломжгүй юм.

Тэгвэл одоо тоо ба текстийн асуудал яагаад үүсдэг талаар товч тайлбарлая. Текстэн форматтай тоон мэдээлэл гол төлөв өөр төрлийн программаас эсвэл интернэт эх үүсвэрээс тоон мэдээлэл авах үед үүсдэг. Нөгөө талаас Excel файлын эвдрэл, хувь хүний санаатай, санамсаргүй үйлдлээс болж текстэн форматтай тоон мэдээлэл үүсдэг. Иймд та бүхэн аливаа тоон мэдээлэлд үндэслэн ямар нэгэн судалгаа, шинжилгээ хийж, дүгнэлт гаргахаасаа өмнө нэн тэргүүнд тоон мэдээллийн энэ асуудлыг сайтар нягтлаж шалгах хэрэгтэй юм шүү. Ажлын хайхрамжгүй байдал нь хэн нэгнийг эсвэл өөрийгөө ямар хүнд байдалд оруулж болох жишээг саяхан та бүхэн ТВ-ээр үзсэн байх.

Зиак тэгвэл одоо дээрх асуудлыг хэрхэн шийдэх талаар 2 зөвлөмжийг бичие.

Өгөгдсөн тоон мэдээллийг 1-ээр үржүүлэх

Энэ арга бол сонгодог арга. Өөрөөр хэлбэл өгөгдсөн тоон мэдээлэлд тооцоолол хийхээс өмнө бүх тоог 1-ээр үржүүлэх явдал юм. Өмнөх жишээгээ дахин ашиглая. С1:C5 мужид A1:A5 мужийн мэдээллийг 1-ээр үржүүлнэ. Үр дүнг өмнөх жишээний үр дүнтэй харьцуулав.

Нөгөө нуугдаж байсан 500 төгрөг маань ил гарч байна.

Өгөгдсөн тоон мэдээллийг VALUE функцээр тоон мэдээлэлд хөрвүүлэх

Дахин өмнөх жишээг ашиглая.  С1:C5 мужид A1:A5 мужийн мэдээллийг VALUE функцийн тусламжтайгаар тоон мэдээлэлд хөрвүүлнэ. Үр дүнг өмнөх жишээний үр дүнтэй харьцуулав.

VALUE функц нь тоон төрлийн текстэн мэдээллийг тоон мэдээлэл болгох зориулалттай функц юм. Зиак ингээд иймэрхүү асуудлыг миний хувьд дээрх хоёр аргаар шийдэж байна.

Энэхүү нийтлэлээрээ миний бие Excel хэрэглэгч нарт Excel программ дээр ажиллаж байх үеийн эрсдэл, анхааруулга, болгоомжлоллыг өгөх үүднээс бичсэн юм. Ер нь цаашдаа ч гэсэн Excel программ дээр ажиллах үеийн эрсдлийн талаар тодорхой хэмжээний нийтлэлүүдийг бичиж байх болно. Та бүхэнд амжилт хүсье.

Бусадтай хуваалцах